Hacer un evento en tiempos de crisis. De Boletín Eventoplus Argentina

Les haré el resumen de una nota que me resultó muy interesante.

Aunque la economía no ayude, siempre hay motivos para hacer una fiesta. La Asociación de Organizadores de Fiestas, Reuniones Empresariales y Proveedores (AOFREP), elaboraron algunos consejos que pueden servirte para realizar la fiesta que queres, aún con los bolsillos flacos.

Todo es cuestión de creatividad, y es en estas ocasiones cuando un Organizador Profesional de Eventos puede cumplir con los deseos del cliente mucho mejor que si éste averigua y contrata a los proveedores por su propia cuenta.

¿Por qué? Porque el profesional conoce el mercado y sus proveedores; puede negociar precios de otra manera; sugerir opciones que a una persona que no está en el rubro no se le ocurrirían, y finalmente puede armar una opción que cumpla con la fantasía del cliente, a partir del presupuesto disponible u optimizando el dinero invertido de acuerdo a gustos, presupuestos, historias familiares y tradiciones.

¿En qué elementos o servicios se puede ahorrar? Hay formas de reducir costos sin perder calidad en el evento, por ejemplo, haciendo una ambientación con algunos elementos de decoración y ornamentación más sencillos. Por ejemplo, usando objetos artesanales económicos como porta-velas, almohadones o variedad de colgantes, se puede lograr un ambiente cálido y definido con poca inversión. También se puede pensar en otras marcas de bebidas, sobre todo en las alcohólicas. Hoy hay vinos buenos en un abanico muy amplio de precios, y muchos varietales son deliciosos y menos costosos que los vinos de alta gama.

En ocasiones, el cliente elige reducir la cantidad de invitados, eludiendo aquellas invitaciones "de compromiso" para derivar ese presupuesto en la gente que les resulta más importante.

Una opción para reducir costos en el catering, es suprimir las islas de la recepción ofreciendo solamente bocaditos fríos y calientes, y también reemplazar el postre por la mesa de dulces directamente. También las pastas, ofrecidas con diversas salsas, son una posibilidad que permite jugar con la gran variedad de las mismas.

Armar la fiesta con concepto de cocktail (bandejas, finger food, livings o pufs) en vez de realizar una comida formal con mesas, sillas y cubiertos, optar por pizza, pasta party o cazuelas, permite reducir los costos de vajilla y mantelería, por ejemplo.

También se puede ahorrar costos en el salón. Hoy hay muchas opciones para elegir, en las zonas más glamorosas de la ciudad pero también hay opciones en otras más alejadas, en los barrios. Por eso siempre conviene recorrer y comparar calidad de servicio.

Muchas personas están revalorizando el SUM (Salón de Usos Múltiples) de su edificio o el salón de fiestas del club como reemplazo de un salón de fiestas. La única precaución que hay que tomar en estos casos es la de analizar los otros ítems involucrados, ya que si son de precios altos, quizá la fiesta salga aún más cara que en un salón. Esto se explica porque en general los salones de fiestas cuentan con toda la infraestructura necesaria: luces, sistemas de sonido, guardarropas, pantallas, mesas, sillas o livings, etc., de modo que al contratar estos servicios por separado, puede anularse la diferencia favorable de costos.

Respecto a la contratación de shows, cuando no son posibles al bolsillo el organizador puede trabajar con el DJ armando tandas con marcadas similitudes por época (por ejemplo poniendo música disco); por estilo (caribeña, reggaetón), por familias de origen (judías, italianas, etc.), o por preferencias del cliente (ej. jazz, rock nacional).

Tips a tener en cuenta:

Organizar la fiesta teniendo bien en claro cuál es el presupuesto con el que se cuenta, para ver opciones y comparar precios.

Hacer una lista de invitados, "a conciencia".

Contactarse con profesionales que sepan escuchar, asesorar y dar buenos consejos, para hacer que el presupuesto sea lo más rentable posible.

Analizar todos los rubros que conforman el evento (salón, catering, DJ, show, ambientación, fotografía, etc.) y darle importancia (ponderar) lo que más importa. Tener muy claro que se quiere priorizar y/o estar abierto a escuchar el asesoramiento de profesionales para poder ir descubriéndolo.

Seleccionar aquellos espacios físicos que le brindan la mejor opción calidad-precio.

Pedir varios presupuestos con diferentes profesionales, y elegir al que le generó más confianza.