Los 5 puntos fundamentales para un evento

La organización de un evento es un asunto de gran complejidad porque se ponen en juego una gran cantidad de detalles.

Primero hay que entender que en un evento absolutamente todo comunica.

Los elementos clave son: el anfitrión, el motivo de reunión, los invitados, el espacio y el concepto que lo envuelva.

El anfitrión: No será el encargado de organizar las cosas ni de resolver los problemas de último momento (a menos que por algún motivo esto dependa exclusivamente de él, aunque es conveniente que no sea así), pero si debe estar al tanto de todos los detalles de su evento. Debe conocer a los invitados, cuál será el menú, el programa, etc. Nada genera peor imagen que un anfitrión incapaz de explicar, dirigir o moverse dentro de su propio evento.

El motivo: Es cierto que cualquier excusa es buena para celebrar, pero en este caso nos referimos a los eventos cuyo objetivo final es comunicar algo. Ese “algo” a comunicar puede ser muy concreto (el lanzamiento de un nuevo producto, por ej.), o más abstracto, como por ejemplo demostrar la solidez y el crecimiento de la empresa en tiempos de crisis. Si este fuera el caso, debe idearse una buena excusa que dé origen a la reunión, y dependerá del modo en que se organice y lleve a cabo el evento que se transmita con éxito lo que en realidad se quiere comunicar. Cuando se trata de eventos sociales, generalmente es muy claro (cumpleaños, casamiento, bautismos, etc).

Los invitados: Deben haber sido informados con suficiente anticipación, proporcionándoles toda la información pertinente: fecha, lugar, hora, qué tipo de actividad será, cuál es el motivo del encuentro. Se debe tener en cuenta a la hora de armar una lista de invitados, que éstos tengan un verdadero interés y que estén relacionados con el motivo y circunstancias del evento.

El espacio: Debe ser acorde a las intenciones por las que se realiza el encuentro. Debe tener fácil acceso, el éxito de concurrencia tendrá mucho que ver con ese detalle.

El concepto: Éste punto es fundamental para terminar de transmitir lo que uno espera comunicar. Cómo se programe, las actividades que se realicen, el menú, las bebidas, todo debe ser elegido teniendo en cuenta el motivo que provoca la reunión.

Si al momento planificar estos 5 puntos se tiene siempre en consideración ¡el éxito estará asegurado!